Das Reglement über Beiträge an die Kosten der Benutzung des Areals der Olma Messen St.Gallen für nicht-kommerzielle Veranstaltende (sRS 251.8) sieht unter bestimmten Voraussetzungen die Leistung von städtischen Beiträgen an die Kosten der Benutzung des Areals der Olma Messen vor.

Begünstigte

Die Stadt kann Beiträge leisten an nicht-kommerzielle, im öffentlichen Interesse der Stadt liegende Veranstaltungen von privatrechtlichen Organisationen (Vereine, Stiftungen) mit ideeller Zielsetzung und Sitz in der Stadt St.Gallen. Ein Beitrag kann pro Jahr und Organisation in der Regel nur einmal beansprucht werden.

Als Veranstaltungen gelten kulturelle, freizeitliche, sportliche, soziale, politische oder analoge Aktivitäten mit ideeller Zweckbestimmung.

Beitragsvoraussetzungen

a)     Beiträge sind nur an Veranstaltungen möglich, welche im Rahmen der Vereinbarung zwischen der Stadt und den Olma Messen St.Gallen über die Nutzung des Areals der Olma Messen St.Gallen durch nicht-kommerzielle Veranstaltende durchgeführt werden (siehe Merkblatt).

b)     Es muss ein öffentliches Interesse der Stadt an der Veranstaltung bestehen. D.h., die Veranstaltung muss einen Bezug zum politischen, kulturellen oder Vereinsleben in der Stadt St.Gallen haben und sich vorab an die Bevölkerung der Stadt St.Gallen, allenfalls der näheren Region, richten. Das bedingt, dass eine Veranstaltung öffentlich und nicht nur einem geschlossenen Kreis zugänglich sein muss. Im Fokus stehen kulturelle und soziale Grossanlässe privatrechtlicher Organisationen mit ideeller Zielsetzung (Vereine, Stiftungen) und Sitz in der Stadt St.Gallen. Kein öffentliches Interesse der Stadt besteht bei kommerziellen Anlässen oder Werbe- und Verkündigungsanlässen religiöser Organisationen.

c)     Die Veranstaltung muss aufgrund ihrer Grösse, d.h. der erwarteten Zahl an Besucherinnen und Besuchern, für die Durchführung des vorgesehenen Anlasses zwingend auf einen Raum angewiesen sein, wie ihn in dieser Grössenordnung in St.Gallen nur die Olma Messen anbieten können. Konkret sind das Veranstaltungen mit 400 und mehr Besucherinnen und Besuchern.

Beitragsbemessung

Grundsatz

Mit einer Beitragsleistung will die Stadt die Durchführung eines Grossanlasses erleichtern. Das Reglement sieht vor, dass der Beitrag die notwendigen Mehrkosten für ein standardmässiges Grundangebot an Personal- und Sachleistungen decken soll, die sich daraus ergeben, dass die Veranstaltung nicht in einem der bestehenden Säle in der Stadt und zu vergleichbaren Bedingungen wie in einem der gemeindeeigenen Grosssäle in der Region durchgeführt werden kann. Der Beitrag der Stadt ist unterschiedlich, je nachdem ob eine Grundinfrastruktur bereits standardmässig vorhanden ist oder jedes Mal neu eingerichtet werden muss.

Standardkosten

Zu den üblichen Standardkosten gehören die Mietkosten für Saal und Foyer, Garderobe Ensemble und Publikum, Toilettenanlage, Office, Geschirr, technische Grundausrüstung, standardmässiger Personalaufwand für Technik und Saalwartung, Versorgung mit Energie und Wasser in normalem Rahmen, Entsorgung und Schlussreinigung.

Kosten zu Lasten der veranstaltenden Organisation

Zu Lasten der veranstaltenden Organisation fällt in jedem Fall grundsätzlich ein Betrag, der ihr für ein Standardangebot in vergleichbaren Sälen der Region ebenfalls entstehen würde. Darüber hinaus fallen auch jene Kosten zulasten der Vereine, welche über ein Standardangebot hinausgehen, wie etwa Dekorationen, Tischtücher, Servietten, besondere technische Einrichtungen für die Verstärkung von Musikinstrumenten oder Gesang, Headmikrofone, Videoprojektor, Verfolgungsscheinwerfer oder die Benützung eines Flügels etc.

Beitragsbemessung

Der städtische Beitrag beträgt bei Konzertbestuhlung:

maximal Fr. 5‘500 für die Halle 2.1

maximal Fr. 3‘000 für die Hallen 9.1.2/9.2 und CC6

Er beträgt bei Bankettbestuhlung:

maximal Fr. 7‘500 für die Halle 2.1

maximal Fr. 4‘500 für die Hallen 9.1.2/9.2 und CC6

Beitragsgesuch

Die Gesuche um einen Beitrag sind beim Stadtrat der Stadt St.Gallen, Rathaus, 9001 St.Gallen, einzureichen. Sie werden von der zuständigen Stelle innerhalb der Stadtverwaltung beurteilt und dem Stadtrat zum Entscheid vorgelegt. Ein Gesuch ist vor Abschluss des Benutzungsvertrags mit den Olma Messen St.Gallen einzureichen und hat insbesondere zu enthalten:

• Offerte der Olma Messen St.Gallen
• Angaben über die veranstaltende Organisation und zur Veranstaltung
• Budget der Veranstaltung.

Das Gesuch hat insbesondere Angaben zu machen, weshalb die Veranstaltung zwingend auf einen Raum in den Olma Messen angewiesen ist. Die Stadt kann die Einreichung zusätzlicher Unterlagen verlangen.

Zeitpunkt der Gesuchseinreichung

Das Gesuch ist spätestens acht Wochen vor der Veranstaltung einzureichen. Auf verspätet eingereichte Gesuche oder auf nachträglich eingereichte Gesuche wird nicht eingetreten.

Beitragszusicherung und Beitragsleistung

Sofern die Voraussetzungen des Reglements erfüllt sind, wird ein Beitrag aufgrund des Gesuchs zugesichert. 60 Prozent des Beitrags können nach Rechtskraft der Verfügung sofort abgerufen werden. Der restliche Beitrag wird nach Durchführung der Veranstaltung gegen Vorlage der Abrechnung ausbezahlt. Der Beitrag wird verhältnismässig gekürzt, wenn gegenüber dem eingereichten Budget die von der Besuchendenzahl abhängigen variablen Kosten der Olma Messen St.Gallen tiefer ausfallen. Das kann bspw. der Fall sein, wenn die Geschirrmiete infolge tieferer Zahl an Besucherinnen und Besuchern geringer ausfällt als im Budget veranschlagt.