Zwischen der Stadt St.Gallen und den Olma Messen St.Gallen besteht eine Vereinbarung über die Nutzung des Areals der Olma Messen St.Gallen durch nicht-kommerzielle Veranstaltende.

Die Olma Messen St.Gallen verpflichten sich darin, die Messehallen, Messe- und Kongressgebäude oder das Messegelände soweit ganz oder teilweise zur Verfügung zu stellen, als sie nicht für eigene Zwecke der Olma Messen St.Gallen oder für Messen, Ausstellungen, Tagungen, Kongresse etc. anderer Organisatorinnen und Organisatoren genutzt werden.

Begünstigte aus dieser Vereinbarung

Als Veranstaltende im Sinne der Vereinbarung gelten:

a) Die Stadt St.Gallen,

b) privatrechtliche Organisationen mit ideeller Zielsetzung und Sitz in der Stadt St.Gallen.

Art der Veranstaltungen

Als Veranstaltungen im Sinne der Vereinbarung gelten kulturelle, freizeitliche, sportliche, soziale, politische oder analoge Aktivitäten mit ideeller Zweckbestimmung.

Vergünstigungen

Die Olma Messen St.Gallen stellen die bestehende Infrastruktur und die fest installierten Einrichtungen unentgeltlich zur Verfügung. Inbegriffen sind die Personalaufwendungen für die Saalwartung durch den Hallenchef bzw. die Hallenchefin im Umfang von maximal 18 Stunden, Ton- und Lichttechnik im Umfang von maximal 8 Stunden und Toilettenreinigung während der Veranstaltung im Umfang von maximal 6 Stunden.

Kosten zu Lasten der Veranstaltenden

Dem Veranstaltenden werden die den Olma Messen St.Gallen durch den jeweiligen Anlass anfallenden direkten Kosten verrechnet. Diese Verrechnung erfolgt:

a) mit einem Rabatt von 20 Prozent gegenüber den Tarifen der Olma Messen St.Gallen:

Kosten für besondere Einrichtungen, Miete für besondere technische Anlagen, für Mobiliar, Wegweisungen, Beschriftungen, Dekorationen etc. sowie direkte Lohnkosten für die Mitarbeit der Olma Messen St.Gallen beim Auf- und Abbau.

b) zu vollen Kosten:

Entschädigung der Personalaufwendungen der Olma Messen, welche über die unter dem Titel „Vergünstigungen“ genannten Stunden hinaus gehen, Verbrauchskosten für Heizung, Energie, Wasser, allfällige Bewirtschaftungskosten für Restauration, Kosten für Schneeräumung, Absperrungen, Reinigung der WC’s und evtl. anderer Räumlichkeiten, Kosten für Sicherheitsmassnahmen, Kosten für Reparaturen von Schäden, allfällige Lohnkosten für Beratung und Planung etc, Benutzung der Infrastruktur (Office, Geschirr usw.) beim Verkauf von Speisen und Getränken durch die Veranstaltenden.

c) Administrative Aufwendungen der Verwaltung der Olma Messen St.Gallen

Solche Aufwendungen werden nicht verrechnet, sofern sie in einem üblichen Ausmass anfallen.

Verkauf von Speisen und Getränken; Ausschluss professioneller, externer Caterer

Die aus der Vereinbarung berechtigten Veranstalterinnen und Veranstalter können den Verkauf von Getränken und Speisen an ihren Anlässen mit eigenem Personal und auf eigene Rechnung betreiben. Die Übertragung dieses Rechts an Dritte (professionelle, externe Caterer) ist ausgeschlossen. Hingegen ist die Anlieferung von Fertigprodukten durch Dritte zulässig. Im Gelände der Olma Messen besteht ein Exklusiv-Vertrag mit der Schützengarten AG zum Ausschank von Schützengartenbier. Die allfällige Benützung der jeweiligen Infrastruktur (Office, Geschirr, usw.) ist zu entschädigen.

Reservation Kongress- und Messegebäude (CC6) und Übergangsbestimmung

Die CC 6 wird an mindestens sechs Wochenenden im Jahr für Veranstaltungen im Sinne dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellt. Sofern das Kongress- und Messegebäude (CC 6) aus zwingenden Gründen nicht zur Verfügung steht, verpflichten sich die Olma Messen St.Gallen, gleichwertige Ersatzräume in anderen Messegebäuden oder -hallen anzubieten, wobei die Belegung in diesem Falle zu den gleichen finanziellen Bedingungen erfolgen wie für das Kongress- und Messegebäude (CC 6).

Bis zur Eröffnung des Kongress- und Messegebäudes CC6 gilt als Übergangslösung, dass an mindestens drei Wochenenden pro Jahr mit einer Reservation von 6 Monaten vor der Durchführung eine Halle (2.1. oder 9.1.2 oder nach Absprache) für Veranstaltungen im Sinne dieser Vereinbarung zur Verfügung gestellt wird.

Sobald das Kongress- und Messegebäude (CC6) in Betrieb steht, sind Reservationen dafür (CC 6) bzw. für entsprechende Ersatzräume sind mit folgenden Vorlaufzeiten möglich:

• jährlich 3 Wochenenden (Freitagabend bis Sonntagmittag) mit einer Reservation von 12 Monaten vor der Durchführung
• jährlich 3 Wochenenden (Freitagabend bis Sonntagmittag) mit einer Reservation von 6 Monaten vor der Durchführung

Beratung und Offertstellung

Die Olma Messen St.Gallen beraten die Interessentinnen und Interessenten über die Reservationsmöglichkeiten und erstellen auf Anfrage eine Offerte.

Vergünstigungen durch die Stadt St.Gallen

Über die Möglichkeit, Beiträge der Stadt St.Gallen an Veranstaltungen im Sinne dieser Vereinbarung zu erhalten, orientieren ein separates Merkblatt sowie das Reglement über Beiträge der Stadt an die Kosten der Benutzung des Areals der Olma Messen St.Gallen für nicht-kommerzielle veranstaltende (Merkblatt und sRS 251.8).