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Organisationsentwicklung

  • unterstützt und berät die Dienststellen und Abteilungen bei Projekten zur Verbesserung der Ablauf­ und Aufbauorganisation
  • übernimmt die Führung bei gesamtstädtischen Organisationsprojekten oder unterstützt methodisch
  • unterstützt den Stadtrat bei strategischen Aufgaben und ist für die Implementierung eines permanenten Verbesserungsprozesses verantwortlich

(in CHF 1 000)

2013

2014

2015

Aufwand

-

-

341

Ertrag

-

-

8

Aufwandüberschuss

-

-

333

Personalbestand

-

-

2.1

 

Jahresschwerpunkte

Futura

2014 wurden aus der Aufgabenkritik und Doppelspurigkeitsanalyse zwölf Futura-Projekte erarbeitet. Im Jahr 2015 galt es diese umzusetzen. Mit Futura wurde im Gegensatz zu Fit13plus nicht primär eine Kostenreduktion angestrebt, sondern eine Verbesserung der Prozesse und der Zusammenarbeit. Die zwölf interdisziplinären Teams aus den verschiedensten Dienststellen führten in den zugeteilten Themenfeldern Detailanalysen und Lösungsfindungsworkshops durch. Gemein­sam mit dem Stadtrat wurden Mitte Jahr die Projekte einer Nutzenverifikation unterzogen. Es konnte festgestellt werden, dass die Projekte auf Kurs waren und der angestrebte Nutzen erreicht werden kann. Eine Vielzahl der Projekte konnte per Ende 2015 abgeschlossen werden. Die empfohlenen Massnahmen werden teilweise bereits umgesetzt oder in Linienprojekte überführt.

DAP Digitale Akten und Prozesse

Seit April 2011 ist das «Gesetz über Aktenführung und Archivierung des Kantons St.Gallen» in Kraft und wird schrittweise vollzogen. In der Zwischenzeit arbeiten von insgesamt 37 Dienststellen 16 Dienststellen mit dem neuen System; 2016 werden die nächsten zwölf folgen. Mit den Dienststellen Stadtpolizei, Feuerwehr und Zivilschutz und den Sozialen Diensten konnten besonders grosse Dienststellen beim Umstieg begleitet und unterstützt werden. Im Jahr 2015 wurden mit der Stadtpolizei, Feuerwehr und Zivilschutz und den Sozia­len Diensten besonders grosse Dienststellen in Angriff genommen und auf das neue System migriert. Die neue Lösung für die Verwaltung von Dokumenten basiert auf Share-Point von Microsoft und ermöglicht eine strukturierte und systematische Aufbewahrung und Archivierung der Unterlagen. Es bestätigt sich weiterhin, dass die Umsetzung von DAP ein Organisationsprojekt ist. Eine erfolgreiche Migration kann nur erfolgen, wenn die Dienststellen fachlich und organisatorisch eng begleitet und unterstützt werden.

Strategie 2030

Mit dem nahenden Ende der aktuellen Legislatur beauftragte der Stadtrat die Dienststelle Organisationsentwicklung, den bisherigen Strategieprozess zu analysieren und ein Konzept für die Strategieentwicklung 2030 zu erstellen. Im November stimmte der Stadtrat dem Vorgehensvorschlag zu. Dieser sieht eine enge Partizipation der Direktionen und Dienststellen vor und stellt eine kontinuierliche Strategieüberprüfung sicher.

Kontinuierliche Verbesserung

Ausgehend von Futura wurde ein weitreichendes Konzept für die Weiterentwicklung der Stadt St.Gallen in Richtung «Lernende Organisation» erarbeitet und dem Stadtrat zum Entscheid vorgelegt. Als ersten Schritt sieht dieses Konzept vor, dass die Mitarbeitenden und Führungskräfte im allgemeinen Prozessmanagement geschult und befähigt werden. Somit können Prozesse strukturiert und in kleinen Schritten direkt von den Dienststellen optimiert werden. Im Jahr 2016 soll zunächst ein Pilotprojekt in der Direktion Inneres und Finanzen durchgeführt und anschliessend über den Rollout entschieden werden.

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