Der Kick-off für das neue ERP-System fand im August 2019 statt. Am Projekt beteiligt sind drei Partner: die Stadt St.Gallen, Abraxas als Integrationspartner und Abacus als Hersteller der Software. Dass die Stadt St.Gallen via Abraxas eine Planungssoftware von Abacus einführt, ist durchaus beachtlich. Man erinnere sich, dass die St.Galler Gemeinden bis vor einigen Jahren in einem Rechtstreit mit Abacus standen. Diese klagte gegen 69 St.Galler Gemeinden, darunter auch die Stadt St.Gallen, welche auf eine Software der VRSG (welche schliesslich mit Abraxas fusionierte) setzen wollten. Teil des aussergerichtlichen Vergleichs 2018 war, dass die IT-Aufträge der vier grössten Gemeinden St.Gallen, Rapperswil-Jona, Wil und Gossau bis spätestens im ersten Quartal 2019 neu ausgeschrieben werden. Und in dieser erneuten Ausschreibung setzte sich Abacus in Kooperation mit Abraxas durch, wobei gemäss Abraxas die Kooperation mit Abacus nicht in einem direkten Zusammenhang mit dem aussergerichtlichen Vergleich stand. Schliesslich habe Abacus nicht gegen Abraxas sondern gegen die Gemeinden geklagt. Wie dem auch sei: Die Kooperation von Abraxas und Abacus war für die vier grössten Gemeinden des Kantons St.Gallen insofern eine erfreuliche Sache, da sie sich nun rasch und ohne weitere rechtlich bedingte Verzögerungen an das Projekt für ein neues ERP-System machen konnten.
Was das neue ERP kann und was noch folgen soll
Im neuen ERP-System sollen zukünftig alle Finanz- und Personalangelegenheiten abgewickelt werden. Dazu zählen alle Prozesse sowie Daten in diesen Bereichen. Es mussten über 80 Prozesse neu definiert und wo immer möglich standardisiert werden. Was bisher noch nicht digital war, wird es nun mit dem neuen System. Per 1. Januar 2022 laufen alle Finanzprozesse der Stadt St.Gallen über die Abacus-Software. Aktuell werden letzte Bedürfnisse städtischer Dienststellen implementiert, Tests und Schulungen von Mitarbeitenden laufen bis Ende Jahr auf Hochtouren, denn ab Januar gilt es ernst. Die Projektverantwortlichen sind guter Dinge, dass das neue ERP den hohen Ansprüchen der Stadtverwaltung gerecht wird. Es sei gemäss Michael Urech und Reto Heller von der städtischen Dienststelle Finanzen aber auch klar, dass die Einführung einer solchen Software immer auch gewisse Herausforderungen mit sich bringe. Diese gelte es dann rasch und adäquat anzugehen. Ein klassischer Change-Prozess wird das neue ERP daher auch für jene Mitarbeitende der Stadtverwaltung, welche sich im Rahmen ihrer Funktion mit Finanzen beschäftigen. Hier soll in den ersten Monaten ein guter Support bei möglichen Problemen sicherstellen, dass die Eingewöhnung auf das neue System rasch gelingt. Nach einer Eingewöhnungszeit mit durchaus Mehraufwand, sollen dann aber gerade einfachere repetitive Arbeiten digital und automatisch durch ein einziges System ausgeführt werden.
Im Bereich des Personalwesens werden nicht alle Prozesse ab Januar über das neue System laufen. Gemäss Roger Hubschmid, Leiter Organisationsentwicklung bei der Stadt St.Gallen, sei man in diesem Bereich flexibler als bei den Finanzen und könne sich wo nötig noch etwas Zeit nehmen. Während die Löhne der Mitarbeitenden ab Januar 2022 über das neue ERP laufen, werden andere Prozesse wie beispielsweise die Bewerbungen oder i-Forms des Personalwesens erst im Verlauf des Jahres über das neue System abgewickelt. Gemeinsam mit Mitarbeitenden der Personaldienste hat Roger Hubschmid diverse Prozesse des Personalwesens unter die Lupe genommen, so dass dank des neuen ERP grosse Fortschritte hin zu standardisierten und digitalisierten Prozessen gemacht werden können. Die neuen Prozesse im Personalwesen werden alle Mitarbeitenden betreffen. So werden Personaldossiers nicht mehr physisch aufbewahrt, sondern digital an einem Ort – dem neuen ERP-System – geführt. Das soll zu mehr Effizienz bei den Personaldiensten und einer besseren Usability für Mitarbeitende führen, wenn zukünftig im HR-Portal an einem zentralen Ort mehr Informationen verfügbar sein werden.
Künftig wird das Abacus-System eigens durch die IDS in den Rechenzentren im Rathaus und Amtshaus betrieben. Für eine vollumfassende Integration des ERP in die städtische Applikationslandschaft wurden durch die IDS knapp 100 Schnittstellen mit den Applikationsherstellenden und -verantwortlichen koordiniert, realisiert, getestet und eingerichtet. Neben den zahlreichen Koordinationstätigkeiten sowie dem Aufbau der gesamten Abacus-Infrastruktur unterstützten die IDS auch die fachlichen Projektschwerpunkte «Personal» und «Finanzen». Laut Sven Ihl, Mitglied der Geschäftsleitung Informatikdienste, seien die IDS im Rahmen der technischen Implementierung stark bestrebt, die Erwartungen an eine sehr hohe Serviceverfügbarkeit und Sicherheit des Gesamtsystems zu erfüllen. Mit dem «Go-live» per 1. Januar 2022 komme mit dem ERP vor allem eine Anreicherung zahlreicher, spannender Betriebs- und Administrationsarbeiten für die IDS einher.
Grosse Herausforderung für die drei Partner
Das Projekt «St.Gallen3 – best ERP», bei dem die hochgestellte Nummer für die drei Partner steht, ist durchaus für alle Beteiligten eine grosse Herausforderung. Die Stadt musste viele Prozesse standardisieren, digitalisieren und automatisieren. Das ist mit viel Aufwand und dem bereits angesprochenen Change-Prozess verbunden. Abraxas und Abacus standen vor der Herausforderung, ein ERP welches auf KMUs ausgelegt ist, für die Bedürfnisse eines Konzerns – das ist die Stadt St.Gallen mit ihren rund 2'500 Angestellten nämlich – auszubauen. Ab Januar 2022 wird sich zeigen, wie gut das gelungen ist. Die Projektmitglieder der Dienststellen Finanzen, Personaldienste, Organisationsentwicklung und Informatikdienste sind überzeugt, dass die Einführung ein Erfolg wird und der Stadtverwaltung mit dem neuen ERP ein grosser Schritt Richtung Automation und Digitalisierung in den Bereichen Finanzen und Personalwesen gelingt.