Wer an neue und innovative Arbeitswelten denkt, denkt vielleicht zuallererst an amerikanische Technologie-Start-ups und -konzerne, allen voran Google. Gross war das Aufsehen, als der Tech-Riese und mit ihm seine Bürophilosophie Anfang der Nullerjahre nach Europa und in die Schweiz überschwappten. Räume, die erst auf den zweiten Blick als Büroräume erkennbar sind. Räume, die mehr zum Verweilen als zum Arbeiten einladen, Rutschbahn inklusive. Arbeiten war digital, hip und ungezwungen geworden. Inzwischen haben sich innovative Bürokonzepte und mit ihnen neue Zusammenarbeitsformen – wenn auch nicht in der googleschen Radikalität – in der Privatwirtschaft vielfach etabliert.
Mit den Büros der Verwaltung hat das in der landläufigen Vorstellung wenig zu tun. Der Verwaltung haftet noch der Mief der Amtsstuben der Vergangenheit an. Gewachsene Strukturen in altehrwürdigen Gemäuern. Steife Beamte in Einzelbüros. Sterile Kundenschalter. Aktenberge. Dass diese Stereotypen längst keine Realität mehr sind, versteht sich von selbst. Zu den Vorreiterinnen der neuen Arbeitswelt gehört die öffentliche Hand indes nicht.
Die Pandemie als Katalysator
Es brauchte den unerwarteten Impuls von aussen, um Neues so richtig in Gang zu bringen. «Die Corona-Pandemie hat die selbstverständlichen Formen der Zusammenarbeit von einem Tag auf den anderen auf den Kopf gestellt. Was zuvor zwar möglich war, sich bisher aber nicht durchsetzen konnte, wurde nun über Nacht zum neuen Standard», sagt Matthias Fuchs, Stabschef der Direktion Planung und Bau und Leiter der Arbeitsgruppe Verwaltungsräume. «Verordnetes Homeoffice und Remote-Sitzungen haben einiges ins Rollen gebracht.» Der Stadtrat hatte den Prozess zur Evaluation neuer Arbeits- und Zusammenarbeitsmodelle und der damit zusammenhängenden Raumbedürfnisse zufälligerweise just in dem Moment angestossen, als die ersten pandemiebedingten Massnahmen verhängt wurden. Zu diesem Zweck hatte er im März 2020 die lange Jahre schlummernde Arbeitsgruppe aus ihrem Dornröschenschlaf geweckt.
Papierlose 15 Quadratmeter
Keine drei Jahre später führt die Arbeitsgruppe mit den Dienststellen der städtischen Verwaltung konkrete Gespräche über deren räumliche Neuorganisation. «Die Erfahrungen aus der Pandemie, die wir alle gemacht haben, haben sicher geholfen, Vorbehalte und Hürden abzubauen, die Arbeit der Arbeitsgruppe zu erleichtern und den Prozess zu beschleunigen», gibt Fuchs sich überzeugt. Der Stadtrat hatte im Mai 2022 den Dienststellen den Auftrag erteilt, individuell auf ihre jeweiligen Bedürfnisse zugeschnittene Konzepte für die künftige Zusammenarbeit zu finden. Er machte es dabei zur Voraussetzung, dass sämtliche Mitarbeitende als Direktbetroffene in die Erarbeitung miteinbezogen werden. So soll sichergestellt werden, dass Lösungen gefunden werden, die für die Mitarbeitenden verträglich sind.
Ganz uneigennützig ist die Initiative dennoch nicht. Die Neuorganisation soll nicht zuletzt den Raumbedarf der Verwaltung entscheidend reduzieren und damit Geld einsparen. Jede Dienststelle soll sich entsprechend ihrer Aufgaben künftig so organisieren, dass sie pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter noch maximal 15 Quadratmeter beansprucht. Für einen Einzelarbeitsplatz wird damit künftig zwar weniger Raum zur Verfügung stehen, dafür umso mehr für die Umsetzung von innovativen Konzepten. Als Maxime wurde zu diesem Zweck das papierlose Büro und damit eine grösstmögliche Unabhängigkeit von einem fixen Arbeitsplatz ausgegeben. Zukunftsgerichtete Arbeitsformen und ein Angebot an Co-Sharing-Spaces sollen derweil verhindern, dass man sich trotz Verdichtung zu stark gegenseitig auf den Leib rückt.
Im Eiltempo zu neuen Arbeitsräumen
Im August 2022 führte die Stadt einen Kadertag zu neuen Arbeitswelten durch, der den Dienststellen- und Abteilungsleitenden den Sachverhalt und Umsetzungsmöglichkeiten vermitteln sollte. Bereits Ende September waren die Dienststellen aufgefordert, ihre in Zusammenarbeit mit ihren Mitarbeitenden erarbeiteten Konzepte einzureichen. Derzeit führt die Arbeitsgruppe die letzten Konzeptgespräche und entwickelt zusammen mit den Direktionen eine Gesamtstrategie zur Umsetzung der neuen Raumorganisation. Die gesamte Reorganisation soll bis im Jahr 2027 abgeschlossen sein.
Fuchs bindet den Dienststellen ein Kränzchen: «Ich hätte mit mehr Widerstand und Grabenkämpfen gerechnet.» Dass der sehr ehrgeizige Zeitplan bisher eingehalten werden konnte, erklärt er sich insbesondere mit der grossen Bereitschaft der Belegschaft, sich bewusst und ernsthaft mit den eigenen Arbeitsformen auseinandersetzen und nachhaltige, moderne Lösungen finden zu wollen. «Auch kreative Lösungsansätze sind nicht Tabu.» Eine Rutschbahn am Arbeitsplatz, wie es Google vorgemacht hat, werden aber dennoch wohl auch künftig nur die Mitarbeitenden von Stadtgrün vorfinden.